Ein Angebot entsteht bei vielen Handwerkern und mobilen Dienstleistern nicht dort, wo später die Rechnung geschrieben wird. Die eigentliche Arbeit beginnt beim Kunden: Vor Ort wird besprochen, was gemacht werden soll, Mengen werden aufgenommen, Leistungen ergänzt und häufig entstehen bereits ziemlich genaue Vorstellungen darüber, was später im Angebot stehen muss. Trotzdem wandert dieser Informationsstand anschließend oft wieder mit nach Hause oder ins Büro, wo dieselben Angaben ein zweites Mal in eine andere Software übertragen werden.
Genau aus diesem Problem ist Sara entstanden.
Die ursprüngliche Idee war nicht, eine möglichst umfangreiche kaufmännische Software zu entwickeln, sondern einen konkreten Ablauf zu verkürzen: Wenn die notwendigen Informationen ohnehin beim Kunden vorhanden sind, warum sollte das Angebot nicht genau dort schon so weit vorbereitet werden, dass später möglichst wenig Nacharbeit übrig bleibt?
Für mich ist das ein gutes Beispiel dafür, dass der Nutzen einer Software nicht zwangsläufig in möglichst vielen Funktionen liegt. Manchmal reicht es, einen häufigen Medienbruch aus einem Arbeitsablauf zu entfernen.
Das eigentliche Problem beginnt häufig nach dem Kundentermin
Während eines Termins werden Leistungen besprochen, Varianten abgewogen und Mengen festgehalten. Vielleicht ändern sich Positionen noch während des Gesprächs oder ein Kunde entscheidet sich für eine andere Ausführung. All diese Informationen sind zu diesem Zeitpunkt bereits vorhanden.
Wenn sie anschließend nur auf einem Notizzettel, im Kopf oder in einzelnen Stichpunkten existieren, beginnt später dieselbe Arbeit noch einmal. Die Informationen müssen in das Rechnungs- beziehungsweise Angebotsprogramm übertragen, Positionen ergänzt und Texte erneut formuliert werden.
Gerade für Selbstständige und kleine Betriebe ist diese Büroarbeit nicht irgendeine abstrakte Verwaltungstätigkeit. Sie liegt häufig am Ende eines ohnehin langen Arbeitstags.
Der interessante Suchbegriff ist deshalb für mich nicht „Angebotssoftware“, sondern die wesentlich konkretere Frage: Wie kann ich ein Angebot direkt beim Kunden erstellen, statt es später noch einmal im Büro schreiben zu müssen?
Sara entstand aus einem realen Arbeitsablauf
Die Anwendung ist aus einem praktischen Bedarf im Umfeld von Baumpflege entstanden und nicht aus der Idee, noch ein weiteres allgemeines Rechnungsprogramm zu entwickeln. Genau deshalb liegt der Schwerpunkt auf einem mobilen Ablauf, bei dem Leistungen, Mengen und Preise direkt dort bearbeitet werden können, wo die Informationen entstehen.
Positionen lassen sich ergänzen und verändern, Texte anpassen und das spätere Dokument bereits vor dem Versand kontrollieren. Aus demselben Arbeitsbestand kann anschließend eine Rechnung entstehen, ohne sämtliche Informationen noch einmal neu erfassen zu müssen.
Das klingt technisch nicht spektakulär, ist für mich aber gerade deshalb interessant. Beim Vertrieb habe ich gelernt, technische Komplexität nicht mit Kundennutzen zu verwechseln. Wenn eine relativ überschaubare Anwendung jeden Auftrag um unnötige spätere Büroarbeit verkürzt, kann dieser Effekt für den Nutzer wesentlich wertvoller sein als eine lange Liste zusätzlicher Funktionen.
Ein Angebot sollte beim Kunden noch veränderbar bleiben
Ein mobiles Angebot bedeutet für mich nicht, dass vor Ort möglichst schnell ein fertiges PDF erzeugt wird, das anschließend nicht mehr verändert werden kann. Gerade während eines Kundengesprächs entstehen Änderungen.
Eine Menge wird angepasst, eine Position kommt hinzu oder eine Leistung fällt weg. Preise müssen vielleicht korrigiert und zusätzliche Texte ergänzt werden. Der Vorteil liegt deshalb darin, dass die kaufmännische Grundlage bereits während des Gesprächs entsteht und nicht darin, möglichst früh ein endgültiges Dokument festzuschreiben.
Erst wenn der Inhalt stimmt, wird das PDF erzeugt und geprüft.
Diese Trennung erscheint selbstverständlich, ist für einen mobilen Ablauf aber wichtig. Eine Anwendung muss den natürlichen Verlauf eines Gesprächs unterstützen und darf nicht davon ausgehen, dass sämtliche Informationen bereits beim ersten Antippen endgültig feststehen.
Das PDF ist nicht das Ziel, sondern das Ergebnis
Am Ende benötigt der Kunde natürlich ein ordentliches Dokument, doch aus meiner Sicht sollte die Arbeit nicht um das PDF herum organisiert werden. Das PDF ist lediglich die Ausgabe des zuvor aufgebauten Angebots oder der Rechnung.
Wenn der komplette Prozess digital vorliegt, kann das Dokument nach der Kontrolle direkt per E-Mail verschickt werden. Dadurch verschwindet ein weiterer unnötiger Schritt: Informationen aufnehmen, später übertragen, Dokument erzeugen, erneut öffnen und schließlich verschicken.
Je weniger dieser Schritte voneinander getrennt sind, desto geringer ist auch die Gefahr, dass Informationen auf dem Weg verloren gehen oder später anders übernommen werden als ursprünglich besprochen.
Für mich ist das eine der Stärken kleiner spezialisierter Software: Sie kann einen klaren Arbeitsablauf durchgängig unterstützen, ohne zwangsläufig ein vollständiges ERP-System sein zu wollen.
Nicht jeder Betrieb braucht dieselbe Software
Sara soll deshalb nicht den Anspruch haben, jede denkbare kaufmännische Funktion für jedes Unternehmen abzudecken. Ein größerer Betrieb mit komplexer Warenwirtschaft, umfangreicher Buchhaltung, mehreren Mitarbeitern und vielen spezialisierten Prozessen hat andere Anforderungen als ein Selbstständiger oder kleiner Dienstleister, der vor allem Angebote und Rechnungen schnell und unkompliziert aus seiner täglichen Arbeit heraus erzeugen möchte.
Diese Abgrenzung ist für mich wichtig, weil Software sonst sehr schnell mit Funktionen wächst, die einzelne Nutzer benötigen, während alle anderen die zusätzliche Komplexität trotzdem mittragen müssen.
Aus Helpdesk-, Betriebs-, Consulting- und Vertriebsperspektive habe ich immer wieder gesehen, dass mehr Funktionalität nicht automatisch bessere Software bedeutet. Eine Anwendung ist dann hilfreich, wenn sie die Aufgabe ihrer Zielgruppe möglichst klar unterstützt.
Bei Sara bedeutet das vor allem: möglichst wenig doppelte Arbeit zwischen Kundentermin und fertigem Dokument.
Mobile Software muss besonders einfach zu bedienen sein
Wer direkt beim Kunden arbeitet, möchte nicht erst eine halbe Verwaltungssoftware bedienen müssen. Der Termin soll nicht dadurch länger werden, dass die Anwendung zahlreiche interne Zustände, Einstellungen oder kaufmännische Details in den Vordergrund stellt, die für den aktuellen Vorgang keine Rolle spielen.
Gerade deshalb ist mein Oma-Test für verständliche Oberflächen bei einer solchen Anwendung relevant. Natürlich muss ein Selbstständiger wissen, welche Leistungen und Preise er anbietet, aber die Software selbst sollte möglichst wenig zusätzliches Wissen darüber verlangen, wie ihre interne Struktur funktioniert.
Eine mobile Oberfläche besitzt außerdem weniger Platz als ein klassischer Büroarbeitsplatz. Informationen müssen deshalb priorisiert werden, ohne wichtige Details zu verstecken.
Das ist eine andere Designaufgabe als ein großes Desktopprogramm mit mehreren Fenstern und umfangreicher Navigation.
Sara zeigt mir heute auch, wie stark sich meine Entwicklung verändert hat
Sara ist für mich zusätzlich deshalb interessant, weil die Anwendung noch weitgehend klassisch entstanden ist. Ich habe den Code selbst entwickelt und viele Entscheidungen während der eigentlichen Implementierung getroffen.
Im Vergleich mit Kosmos und Linea lässt sich daran ziemlich gut erkennen, wie stark sich meine heutige Arbeitsweise verändert hat. Neue Projekte beginnen bei mir inzwischen wesentlich stärker mit ausführlicher Konzeptarbeit, Spezifikationen und einer anschließenden Umsetzung durch Codex.
Das eigentliche Kundenproblem bleibt davon allerdings unberührt.
Ob eine Funktion von mir selbst programmiert oder von Codex umgesetzt wurde, interessiert den Nutzer am Ende kaum. Entscheidend ist, ob der Arbeitsablauf einfacher geworden ist.
Genau diese Erinnerung finde ich hilfreich, wenn technische KI-Themen sehr viel Aufmerksamkeit bekommen: Die Methode der Entwicklung ist für mich spannend, aber sie ist nicht automatisch der Nutzen des Produkts.
Weniger Büroarbeit ist für mich die eigentliche Produktidee
Wenn ich Sara heute in einem Satz erklären müsste, würde ich deshalb nicht mit Framework, Datenbank oder Softwarearchitektur beginnen. Ich würde auch nicht zuerst erklären, wie die Anwendung technisch entstanden ist.
Die Produktidee lautet wesentlich einfacher: Informationen, die beim Kunden bereits vorhanden sind, sollen nicht später noch einmal vollständig im Büro erfasst werden müssen.
Daraus folgen die konkreten Funktionen für Angebote, Leistungen, Mengen, Preise, PDF und Versand.
Diese Reihenfolge ist für mich wichtig, weil sie auch entscheidet, welche weiteren Funktionen überhaupt sinnvoll wären. Eine Erweiterung ist dann interessant, wenn sie diesen Arbeitsablauf weiter vereinfacht, nicht nur weil sie technisch machbar wäre.
Wenn du selbst regelmäßig nach einem Kundentermin nach Hause kommst und dort erst anfängst, aus deinen Notizen ein Angebot zu bauen, ist genau dieser Ablauf der Ausgangspunkt, aus dem Sara entstanden ist.